Internkontroll

For mange bedrifter kan det være ressurskrevende å sørge for at Internkontrollsystemet tilfredsstiller kravsett i Lover, forskrifter og sertifiseringer. IKraft HMS har kunnskapen og malene til raskt å kunne implementere internkontroll som tilfredsstiller disse kravene.

Internkontrollen er lovpålagt og innebærer at:

Sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten, er tilgjengelige, og ha oversikt over de krav som er særlig viktige for virksomheten

I for eksempel  helseinstitusjoner vil dette for eksempel si arbeidsmiljøloven, forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn, forskrift om næringsmiddelhygiene og forskrift om miljørettet helsevern i helseinstitusjoner.

Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, under dette informasjon om endringer

For at kravene til Internkontroll skal være oppfylte, må det sørges for at alle arbeidstakere alltid har fått informasjon og opplæring.

Hvis en bedrift har kjøpt inn en løfte anordning for å forebygge skjelett og muskelplage blant de ansatte, kommer dette bare de ansatte til gode hvis de har fått opplæring i korrekt bruk av denne.

Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes

Et godt HMS-arbeid forutsetter at leder og ansatte samarbeider. Det må skapes muligheter for arbeidstakerne til å medvirke, for eksempel ved å gjennomføre personalmøter og medarbeidersamtaler. Aktuelle temaer vil være organisering av arbeidsdagen, fordeling av arbeidsoppgaver, kommunikasjon og informasjonsflyt.

Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet

Arbeidsplassen må velge seg noen mål å jobbe mot. Disse målene må dokumenteres skriftlig, og virksomheten kan for eksempel ha som overordnet mål: Virksomhetens ansatte skal ha en trygg og sikker arbeidsplass som bidrar til god psykisk og fysisk arbeidshelse.

Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, under dette hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt 

Dette innebærer å ha en oversikt over hvordan arbeidsplassen er organisert. I tillegg skal det også dokumenteres hvordan det jobbes med helse, miljø og sikkerhet, og hvordan ansvaret er fordelt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Enkelte arbeidsplasser har også verneombud og arbeidsmiljøutvalg.

Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene 

Det må gjennomføres en risikokartlegging ut fra forholdene på arbeidsplassen, og dette skal dokumenteres. Risikokartleggingen avslører hvilke forhold i virksomheten som kan utgjøre en fare for bygningen, for de ansatte og for andre.

Kartleggingen danner grunnlaget for hvilke forebyggende rutiner som må utarbeides. I tillegg må det utarbeides handlingsplaner for hva man skal gjøre om uønskete hendelser likevel skulle oppstå, for eksempel: «Når en ansatt skader seg.» Et annet eksempel på risikokartlegging kan være å se etter tegn på mulige brannfarer, og man kan da bruke en sjekkliste. Med andre ord må man ha en plan for hvordan man skal unngå at det går galt, og en plan for hva man skal gjøre når det går galt.

Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i tråd med helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen

Dette innebærer at arbeidsplassen har et system som fanger opp avvik. Et avvik er for eksempel når rutiner ikke blir fulgt, når opplæring er mangelfull, eller når det oppstår en skade. Til avviksrapportering kan man benytte seg av et skjema som kan fylles ut av den som oppdager avviket. 

Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt

Det må kontinuerlig jobbes med helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, og en grundig kartlegging bør skje minst en gang per år. Verneombudet går vernerunder sammen med virksomhetens ledelse. I tillegg har Arbeidstilsynet jevnlige inspeksjoner i de ulike bedrifter.